(目的)

第1条　この規程は、奈良県葛城地区清掃事務組合(以下「組合」という。)における文書類の収受、保管、保存、廃棄その他文書事務の基本的な事項を定め、適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書を取り扱う職員は、文書を正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務を効率的に処理しなければならない。

(所属長の責務)

第4条　所属長は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いの基本を習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように事務処理の促進に努めるとともに、情報の公開及び個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。

(文書取扱主任)

第5条　所属長の文書事務を補佐するため、所属に文書取扱主任を置く。

(到着文書の処理)

第6条　組合に到着した文書(次条の規定により受信した電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(電子文書の受信等)

第7条　電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。

(収受文書の処理)

第8条　文書取扱主任は、文書を収受したときは、直ちに庶務係に配布するものとする。この場合において、文書取扱主任は、特に必要があると認められるときは、あらかじめ所属長に提示し、必要な指示を受けなければならない。

(起案)

第9条　起案は、起案用紙(様式第3号)を用いて行わなければならない。ただし、定例又は軽易な文書で当該余白に必要事項を記載し、又は付せんに立案して処理できるものは、この限りでない。

(起案の要領)

第10条　起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(決裁区分の表示)

第11条　決裁文書には、次の各号に掲げる種類に応じ、当該各号に定める決裁区分を表示しなければならない。

(起案文書の回議)

第12条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第13条　起案文書は、起案の内容が他の所属の事務に関係がある場合は、当該起案文書に関係のある他の所属の関係者に合議しなければならない。

(文書の審査)

第14条　起案文書については、所属長の回議を受ける前に文書取扱主任の審査を受けなければならない。

(回議及び合議に当たっての注意事項)

第15条　起案文書の内容について、回議又は合議の段階で修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(議案等の処理方法)

第16条　組合議会に提出する議案等は、事務局において起案し、管理者の決裁を受けるものとする。

(条例等の処理及び整理)

第17条　条例、規則その他の規程類の制定及び改廃に関する文書は、事務局において公布等の決裁その他の施行手続を行うものとする。

(発送文書に係る文書記号等)

第18条　文書の発送に当たっては、文書収受発送簿に所定の事項を記入した後、文書収受発送簿に基づく文書番号を当該発送文書に付さなければならない。ただし、軽易な文書又は各所属間の通知若しくは往復の文書については、原則として、「事務連絡」と表示し、文書記号及び文書番号は、付さないものとする。

(公印の押印)

第19条　起案者は、奈良県葛城地区清掃事務組合公印規程(昭和38年告示第4号)の定めるところにより、所定の箇所に公印を押印しなければならない。

(発送文書の取扱い)

第20条　文書の発送は、次に掲げる要領により、発送の手続をとらなければならない。

(文書の整理の原則)

第21条　文書取扱主任及び主務者は、互いに協力し、決裁、供覧、発送、施行等所要の手続を終えた文書を未了のものと区分して、必要なときに速やかに取り出せるよう整理し、及び保管しておかなければならない。

(文書の整理及び保管)

第22条　文書は、完結文書、未完結文書を問わず、主務者において整理し、保存手続をとるまでの間、これを保管しなければならない。

(文書の保存年限)

第23条　文書は、その保存に関しては次の各号に掲げるとおり区分し、その保存年限は当該各号の定めるところによる。

(文書の保存)

第24条　文書取扱主任は、当該所属の保管期間を経過した文書で保存を要するもの及び前年度文書で保管期間を省略し、直ちに保存できるものについては、書類を精査の上、保存年限別に分類し、所定の文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納し、書庫内で保存管理しなければならない。ただし、保存箱に収納することが困難なものについては、別に指定する方法によるものとする。

(保存文書の管理)

第25条　保存文書は、所属長が管理するものとする。

(保存文書の閲覧)

第26条　保存文書を閲覧しようとする者は、所属長の承認を得て、閲覧しなければならない。

(保存文書の貸出し)

第27条　保存文書の貸出しを受けようとする者は、所属長の承認を得なければならない。

(庁外持ち出しの制限)

第28条　文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ所属長の承認を得たときは、この限りでない。

(部外者に対する閲覧等)

第29条　文書は、公示したもののほか、管理者の承認を得なければ、これを開示し、又は謄写させることができない。

(保存文書の廃棄)

第30条　所属長は、保存文書が保存期間を経過したとき、又は保存期間中であっても保存の必要がないと認めたときは、関係所属に合議の上、管理者の決裁を経て廃棄処分するものとする。

(文書の用紙規格)

第31条　文書の用紙規格は、原則としてA4判とする。

(その他)

第32条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。